[Entreprise] Qu'est-ce qu'un encours client ?
Damian , 2024-06-12
1. Qu'est-ce qu'un encours client ?
Les encours clients désignent les sommes impayées que les clients doivent à une entreprise à un moment donné. Ils découlent souvent de ventes à crédit ou de retards de paiement. Pour le vendeur, ces encours représentent des créances essentielles pour le fonctionnement de l'entreprise, tandis que pour l'acheteur, ils représentent les dettes à honorer envers les fournisseurs.
L'encours client comprend :
• Les factures échues, soit celles qui n'ont pas été payées dans le temps convenu.
• Les factures non échues, c’est-à-dire celles qui ont été envoyées mais la date d'échéance n'est pas encore arrivée.
• Les factures à émettre, qui doivent encore être créées après une transaction commerciale.
Pour déterminer le montant des encours clients, il suffit d'additionner les 3 points mentionnés ci-dessus. Ainsi, l'entreprise pourra obtenir le montant de tout ce qui n'a pas encore été réglé par ses clients.
2. Comment gérer les encours client ?
Une gestion efficace des montants dus par les clients permet de minimiser les retards de paiement et de diminuer les désaccords. Quelques étapes pour bien gérer les encours :
✔ Effectuer un suivi régulier des paiements :
Adopter une attitude proactive en amont est important. Il s'agit d'auditer régulièrement l'ensemble des comptes clients pour évaluer les créances et essayer de comprendre les raisons des retards en engageant un dialogue avec le client pour comprendre l’origine de ce retard et trouver une solution en cas de difficultés financières.
✔ Mettre à jour les conditions générales de vente :
Il est crucial de préciser clairement dans vos conditions générales de vente (CGV) le délai de règlement accordé à vos clients, les éventuelles marges de négociation acceptées par votre entreprise et les moyens de paiement privilégiés.
De plus, il serait également important d'inclure ces mêmes informations dans le corps de vos documents de vente, tels que les factures ou les devis. Cela garantira une transparence totale et évitera tout malentendu ou litige ultérieur.
✔ Établir une procédure de recouvrement :
La gestion de l’encours client représente un enjeu majeur pour votre entreprise, car elle influe directement sur sa trésorerie de votre entreprise et sa solvabilité. Pour minimiser les risques d'impayés, il est essentiel de mettre en place une procédure de recouvrement comprenant les actions suivantes :
- Surveillance régulière des comptes clients pour détecter les retards de paiement et les traiter rapidement afin d'éviter les conflits avec les clients ;
- Mettre en place un processus de relance efficace ;
- Engagement direct avec le débiteur pour trouver un accord sur le paiement d'une facture impayée ;
- Si aucune solution amiable n'a été trouvée, il faudra alors entamer une procédure de recouvrement judiciaire. Pour cela, le créancier devra d'abord envoyer une mise en demeure au débiteur par courrier recommandé avec accusé de réception, avant d'entamer des démarches judiciaires.
3. Questions fréquentes
a. Comment les encours clients peuvent-ils être réduits ?
Pour réduire les encours clients, il est essentiel de mettre en place des conditions de paiement claires, incluant le mode et le délai de paiement. De plus, facturer rapidement les produits ou services livrés est essentiel pour éviter les retards de paiement. La relance régulière des clients en retard de paiement est recommandée, tout comme l'offre d'escomptes de règlement pour les encourager à payer plus tôt et ainsi réduire les encours. Enfin, évaluer la solvabilité des clients peut également être une pratique judicieuse pour anticiper les risques financiers.
b. Quelles sont les conséquences d'encours clients trop élevés pour une entreprise ?
Un excès d'encours clients peut entraîner des problèmes de trésorerie, mettant en péril la solvabilité de l'entreprise. Cela pourrait également augmenter les frais financiers, réduire la rentabilité et créer des défis financiers à long terme.
c. Quelle est la différence entre un encours client et fournisseur ?
L’encours fournisseur regroupe l’ensemble des dettes de votre entreprise envers vos différents fournisseurs. En revanche, un encours client regroupe les montants que les clients doivent à votre entreprise.
4. Les bons conseils de l'expert
La gestion prudente de l'encours client est essentielle. Elle implique de surveiller de près les sommes dues par les clients, de relancer en cas de retard de paiement, et d'analyser les délais et dépassements moyens de paiement pour chaque client afin de prévenir les risques pour la trésorerie de l'entreprise.
Une possibilité pour bien gérer son encours client peut être d'utiliser un logiciel de facturation, qui vous permettrait non seulement de créer des documents de facturation mais aussi d'envoyer les relances et suivre vos impayés. En utilisant le logiciel de facturation en ligne VosFactures, vous pouvez :
• Insérer vos CGV ;
• Indiquer les conditions de paiements tels que délai de paiement ou mode de paiement ;
• Renseigner un escompte conditionnel en cas de paiement anticipé ;
• Envoyer des relances par mail, sms ou courriel recommandé ;
• Générer des nombreux rapports, dont le rapport liste des factures non payées, liste des revenus ou encore la liste des relances effectués.
• Suivre et rapprocher vos paiements ;
• Vérifier l'état de vos documents grâce aux étiquettes de couleurs (créé, payé, impayé, envoyé) ;
• Proposer à vos clients de payer en ligne leurs factures et devis, afin de vous faire payer plus rapidement.
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